door Gwendolyn Kolfschoten In deze blogreeks geef ik inzicht in acht verschillende soorten tools die je kunt gebruiken om groepsprocessen te faciliteren. Je kunt de blogs teruglezen via mijn LinkedIn profiel of op de website van Facilitating Company (www.facilitatingcompany.nl). Als ik refereer naar tools, heb ik geen links toegevoegd; je moet deze makkelijk met Google kunnen vinden. De lijst met tools is niet uitputtend, ik noem slechts enkele voorbeelden, bij voorkeur goedkope. Een volledige(re) lijst met softwareproducten in verschillende categorieën kan je vinden op de website van Capterra.com.

Social software is software die veel deelnemers aan een workshop al gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan LinkedIn, Facebook, WhatsApp, Twitter en Instagram. Als vrijwel iedereen al een account heeft, dan is het relatief eenvoudig om een groep aan te maken en op die manier inzichten over de workshop te delen. Zo hebben we een keer een workshop ondersteund met een WhatsAppgroep. Bij binnenkomst werd iedereen met zijn/haar telefoonnummer aan de groep toegevoegd. Na elke activiteit vroegen we de deelnemers om een kort bericht te appen over de inzichten die ze hadden opgedaan. Deze berichten werden samengevat en plenair teruggekoppeld naar de groep. Zo kon de facilitator snel en gericht feedback geven. De inzichten waren bovendien terug te lezen en makkelijk te gebruiken in een verslag. De facilitators maakten ook foto’s tijdens het event en zo ontstond een live overzicht in een tijdlijn van de bijeenkomst. Deze tijdlijn kon je bovendien in het geheel selecteren en naar jezelf mailen. Zo werd het schrijven van het verslag een stuk eenvoudiger. Een bijkomend voordeel was dat de deelnemers elkaars telefoonnummer hadden voor vervolgafspraken.

Een LinkedIn- of Facebookgroep heeft als voordeel dat deze groep ook na de workshop blijft bestaan. Je kunt op deze manier makkelijk de resultaten delen en deelnemers kunnen elkaar makkelijk vinden. Dat is bij uitstek geschikt voor workshops die tot doel hebben om een netwerk te creëren of te mobiliseren voor langere tijd. Een nadeel is dat niet iedereen de Facebook- of LinkedInapp op zijn/haar telefoon geïnstalleerd heeft. Het is dan lastiger om deelnemers te vragen tijdens de workshop inzichten met elkaar te delen. De groep is echter wel geschikt voor het naderhand delen van foto’s en resultaten. Bovendien is deze omgeving geschikt om vooraf aan de workshop een discussie te houden. In een groep kan je een discussieonderwerp inleiden en gericht discussievragen stellen. Zo heb ik een workshop voorbereid door enkele stellingen vooraf op een LinkedIngroep te posten. Deelnemers hadden hierdoor al nagedacht over het onderwerp en daardoor konden we sneller de diepte in.

Twitter en Instagram zijn openbaar. Met een #-teken voor de naam van de workshop, kan je inzichten die deelnemers tijdens de workshop krijgen ook met een breder publiek delen en krijg je mogelijk ook input van buitenaf. Bij deelnemersgroepen die veel op deze social media actief zijn, kan dit zorgen voor meer input en verspreiding van de inzichten. Ook is het leuk om de berichten die gedeeld worden via het #-teken op een (apart) scherm te volgen. Deze techniek is bij uitstek geschikt voor events en workshops die tot doel hebben kennis en boodschappen naar buiten te brengen. Natuurlijk ben ik benieuwd naar jouw ervaring met ‘social software’ tijdens het faciliteren.

Enquêtetools zijn ontwikkeld om een online enquête te houden maar je kunt ze op veel meer manieren inzetten bij het faciliteren. Voorbeelden van enquêtetools zijn: Google Forms, LimeSurvey en SurveyMonkey. Een eerste, eenvoudige toepassing is de enquête voorafgaand aan de workshop. De enquête is anoniem en deelnemers kunnen hun mening geven over stellingen en/of onderwerpen. Een combinatie van open en gesloten vragen werkt vaak het beste. Door de resultaten te presenteren aan de groep kun je de discussie openbreken en direct focussen op de echte issues. De discussie ‘of iets een probleem is’ of ‘hoe het door de groep ervaren wordt’, kun je als het ware overslaan, waardoor de insteek van de workshop meer gefocust is op de oplossing.

Een minder voor de hand liggende maar vergelijkbare toepassing is om de enquête te gebruiken voor de inschrijving van deelnemers. Naast enkele gegevens (naam, functie, organisatie, e-mail, tel, etc.) kun je deelnemers ook een aantal leuke vragen stellen. Op die manier kun je een voorstelronde een leuke twist geven. Bijvoorbeeld: ‘Eén van jullie heeft thuis twee cavia’s. Schrijf op een papier wie je denkt dat dat is.’ Vervolgens zal de ware caviahouder zichzelf prijsgeven en kan hij/zij zich voorstellen. Een volledige deelnemerslijst is ook handig voor vervolgacties en het delen van resultaten.

De enquêtetool kun je ook gebruiken tijdens de workshop. Met een Google Form bijvoorbeeld, mits je de vragen niet te complex maakt, kun je van de URL een QR-code of een short URL maken en op die manier de deelnemers van je workshop uitnodigen om een aantal vragen te beantwoorden of ergens over te stemmen. Stel bijvoorbeeld dat je in groepjes vijf oplossingen hebt uitgewerkt. Vervolgens kun je deelnemers uitnodigen om die oplossingen te beoordelen aan de hand van criteria. Digitaal werkt dat aanzienlijk makkelijker dan met stickers plakken of stemformulieren. Met Google Forms kun je live de resultaten tonen en zie je de gemiddelden live veranderen als er een nieuwe stem binnenkomt. Met andere survey tools moet je meestal het resultatenscherm verversen of opnieuw laden. Het is overigens meestal beter om de resultaten pas te laten zien als iedereen gestemd heeft, om te voorkomen dat deelnemers strategisch stemmen om een bepaalde oplossing te laten winnen.

Een laatste toepassing van een enquêtetool is na afloop van de workshop. Natuurlijk kun je de tool gebruiken om de workshop zelf te evalueren, maar ook om na enige tijd nog eens te vragen wat er met de resultaten is gebeurd, of wat mensen gedaan hebben naar aanleiding van de workshop. Zo kun je de groep ook terugkoppeling geven over de impact van de workshop.

Mindmappen is uitgevonden door Tony Buzan als methode om mensen te helpen informatie te onthouden. Door in plaats van aantekeningen een mindmap te maken tijdens het lezen, luisteren, vergaderen, denken, etc., zorg je ervoor dat je meer opslaat van de kennis die je tot je neemt. De mindmap werkt omdat je de informatie direct structureert, je verankert de kennis. Daarnaast stimuleert de mindmaptechniek je om gebruik te maken van kleur en tekeningetjes, waardoor de associaties tussen verschillende concepten zich versterken in het geheugen, zoals een ezelsbruggetje. Je kunt ook een mindmap maken met een groep. Gezamenlijk kennis structureren, helpt de groep om gezamenlijk inzicht te creëren. Omdat je niet alleen ‘brainstormt’ (kennis toevoegt), maar de kennis ook gelijk verankert aan andere concepten, laat je elkaar zien hoe je de relatie tussen verschillende aspecten ziet. De discussies die dan ontstaan, leveren inzicht op. E.g.: ‘waarom hoort dit voor jou hierbij?’ of ‘waarom heb je dit concept daaraan gelinkt?’.

Om diepgang in de discussie te krijgen over de logica en samenhang van concepten, is het noodzakelijk dat je de mindmap kan aanpassen en dan vooral dat je de concepten in de mindmap kunt verplaatsen. Daardoor ontstaat de discussie die ik hierboven schets. Op papier kun je dat doen door te werken met Post-its, op een whiteboard kun je de lijnen opnieuw tekenen. Maar makkelijker is het natuurlijk om digitaal te werken; XMind en Freemind zijn gratis mindmaptools die je hiervoor kunt gebruiken. Een aantal vuistregels als je gaat mindmappen in groepjes:

  1. Maak duidelijk wat het onderwerp is en baken dit onderwerp goed af.
  2. Zorg dat de groep begint met voldoende gezamenlijk begrip over het onderwerp, bespreek eventueel de belangrijkste onderdelen of aspecten om een eerste basis van gezamenlijk inzicht te krijgen.
  3. Werk in groepjes van maximaal vijf deelnemers, drie of vier is beter. Meer dan vijf mensen kunnen niet effectief tegelijkertijd aan een mindmap werken. Grotere groepen kun je opsplitsen en laten werken aan eenzelfde onderwerp om de resultaten later te vergelijken, of aan verschillende onderwerpen om de mindmaps later te laten aansluiten.
  4. Laat groepjes de mindmap aan de groep presenteren. Bij veel groepjes: maak een ‘Gallery’ waarbij deelnemers de mindmaps van anderen kunnen bekijken (printen of online) en bespreek plenair de inzichten die daaruit voortkomen.

De mindmap is vooral geschikt om overzicht en samenhang te ontdekken, hij is minder geschikt voor detail en diepgang. Natuurlijk ben ik benieuwd naar jouw ervaring met mindmapsoftware tijdens het faciliteren. Wil je hulp bij het inzetten van tools tijdens een workshop, neem dan contact op via www.facilitatingcompany.nl.

Polling tools, ook wel ‘crowdsourcing‘ of ‘audience response’ systemen genoemd, zijn geschikt om live input van een (grote) groep te vragen via de smartphone. Vroeger gebruikte men hier stemkastjes of ‘clickers’ voor. Tegenwoordig werken de meeste systemen met een smartphone. Door middel van een eenvoudige URL en inlogcode kan iedereen stemmen of antwoorden op een open vraag. De resultaten kun je direct visualiseren voor de groep. Tools in de markt zijn bijvoorbeeld mQlicker, Sendsteps, Poll Everywhere en Shakespeak. De vragen kun je vaak in PowerPoint integreren, om zo een interactieve presentatie te realiseren.

Er zijn verschillende type vragen mogelijk, de meest voorkomende zijn:

Multiple choice.
Dit is de meest bekende vraagvorm. Deelnemers kunnen kiezen uit drie of vier antwoorden op een vraag, waarvan er één juist is. Het is dan een test. Je kunt deze vorm ook gebruiken om een mening te peilen op stellingen (ja/nee, eens/oneens), of ervaringen of eigenschappen te inventariseren (jaren werkervaring; minder dan 1, 1-3, 4-10, langer). Houd er  rekening mee dat deze laatste optie weinig basis voor discussie biedt.

Open vraag.
Met een open vraag in een grote groep krijg je veel antwoorden. Je kunt ze soms presenteren m.b.v. een ‘wordcloud’ en het is soms ook mogelijk om de antwoorden even te sorteren, bijvoorbeeld in een pauze. Je kunt een aantal reacties uitkiezen om te bespreken of proberen de meest voorkomende reacties er uit te halen. Houd een slag om de arm want je hebt meestal niet de tijd om de resultaten grondig te analyseren.

Numerieke vraag.
Hiermee kun je een aantal invoeren. Bijvoorbeeld je leeftijd of een schatting ergens van. Het resultaat laat het gemiddelde zien en soms ook de ‘range’ of verdeling van de antwoorden. Werken met dit systeem is niet heel ingewikkeld maar je moet het wel goed checken. Een klein foutje kan ervoor zorgen dat je de resultaten niet kunt presenteren en dat is erg storend. Probeer het dus altijd goed uit. Zorg er ook voor dat deelnemers bij binnenkomst van de workshop al een wifi-code krijgen, zodat het inloggen op wifi niet meer hoeft te gebeuren als je begint met de vragen. Schrijf de URL van het gebruikte systeem op een flipover, zodat je door kunt met de presentatie ook als nog niet iedereen geantwoord heeft. Let op dat deze tool over het algemeen niet geschikt is om te stemmen, alleen om te peilen. Omdat iedereen meerdere keren kan stemmen (ja, ook vrij makkelijk te hacken als je die optie uitzet) is het niet waterdicht als stemmethode. Polling tools zijn bij uitstek geschikt in grotere groepen en om een discussie of presentatie tijdens een event interactief te maken. Door stellingen in de poll te zetten kun je echt een interactieve discussie op gang krijgen, omdat je de percentages direct kunt zien, in tegenstelling tot stemmen met handopsteken bijvoorbeeld.

Een Group (Decision) Support System, Group Decision Room, elektronisch vergadersysteem of versnellingskamer genoemd,  is een (virtuele) vergaderfaciliteit. Elke deelnemer aan de vergadering of bijeenkomst werkt achter een computer, laptop of tablet, waarmee een verbinding met de andere deelnemers gemaakt is. Er zijn verschillende softwarepakketten op de markt zoals e.g. MeetingSphere, Spilter, Primoforum, GroupMap, MeetingWizard en Thinktank. Elk van deze pakketten heeft unieke functionaliteiten maar allemaal bieden ze de volgende vijf voordelen:

1 Direct delen
Alle input wordt direct zichtbaar voor alle deelnemers. Zo stimuleer je deelnemers op elkaars ideeën te reageren en elkaar aan te vullen. Ook voor structureren kun je op deze manier interactief werken. Voor stemmen worden de resultaten pas zichtbaar als iedereen heeft gestemd om strategisch stemmen tegen te gaan.

2 Parallel werken
De deelnemers kunnen tegelijk input leveren. Dit maakt het systeem efficiënter dan een normale vergadering en ondersteunt creativiteit en een brede discussie bij het brainstormen. Ook maakt het systeem het mogelijk om snel te stemmen.

3 Structuur
De software biedt verschillende mogelijkheden om structuur in de discussie aan te brengen. Bijvoorbeeld door ideeën te clusteren, samen te voegen of door het mogelijk te maken op elkaars input te reageren.

4 Anonimiteit
Elke deelnemer is (optioneel) anoniem tijdens de workshop. Dit creëert meer vrijheid om je mening te uiten en het stimuleert de groep kritisch te kijken naar de verschillende perspectieven binnen de groep. Bovendien worden de ingebrachte ideeën op deze manier op hun inhoud beoordeeld en niet op de persoon die ze inbrengt.

5 Automatische notulen
De ideeën en reacties in het systeem worden automatisch genotuleerd, waardoor een objectieve rapportage van de workshop ontstaat. Een workshop met behulp van een Group Decision Room heeft als voordeel dat er veel input verkregen wordt van de individuele deelnemers, maar dat ook gezocht wordt door de deelnemers naar gezamenlijke inzichten waarin verschillende perspectieven verenigd worden. Deze inzichten hebben daardoor meer draagvlak dan alleen losse standpunten van individuele deelnemers.

Iedereen kent de actiepuntenlijst die je aan het einde van een workshop kunt maken. Op papier kun je deze op verschillende manieren maken: op een flipover of met geeltjes, maar vaak is het de vraag of er veel mee zal gebeuren. Om een actiepuntenlijst goed te maken, is het belangrijk om de lijst digitaal te maken en elkaar op de hoogte te houden van voortgang en resultaten die geboekt worden. Daarvoor zijn verschillende pakketten op de markt. Een dergelijke takenlijst kun je bijvoorbeeld maken in Google Keep, Trello of Asana. Aan het lijstje kun je verschillende deelnemers koppelen. Voor elke taak maak je een virtueel briefje aan, waarop je de taak en de taak-eigenaar kunt aangeven. Vervolgens kun je ook informatie delen en aangeven hoever je bent met een taak. Voor deze software zijn apps beschikbaar, maar als je veel taken hebt is het vaak handiger om het overzicht te maken op een laptop of tablet.

Een takenlijst maken is vaak het laatste onderdeel van een workshop, maar dat is niet altijd verstandig. Wanneer er vanuit de groep vervolgacties moeten komen, is het verstandig om eerder te beginnen aan de taakverdeling. Maak eerst een overzicht van de verschillende taken. Laat de groep vervolgens voor elke taak tips geven voor de invulling en links naar (of direct uploaden van) kennis die gebruikt kan worden voor het invullen van de taak. Is de taak bijvoorbeeld het houden van een enquête, dan kan iemand een tool aanbevelen om een enquête te houden, of een voorbeeld van een enquête uit een eerder project aanrijken. Pas als je de taken een stukje uitgewerkt hebt, kun je de taken verdelen. Laat deelnemers eerst één of twee taken kiezen en ga dan in discussie over de taken die over blijven. Moedig deelnemers aan om in tweetallen taken op te pakken en laat ze direct afstemmen hoe ze de eerste stap naar uitvoering gaan invullen. Bijvoorbeeld: ’Ik zet een opzet op de mail’ of ‘Laten we volgende week even afspreken.’). Zo veranker je beter dat er echt iets gaat gebeuren naar aanleiding van de taak.

De software voor taakverdeling kun je ook op andere manieren benutten. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om te brainstormen op verschillende onderwerpen. En om resultaten van verschillende onderdelen van je workshop, of groepjes in je workshop, digitaal te delen. Je kunt het ook gebruiken om de stappen in een proces of de hoofdstukken in een boek of rapport samen op te stellen en uit te werken. Op die manier kun je interactief een lijst maken en per onderdeel op de lijst input geven en informatie uitwisselen, zowel tijdens de workshop als erna.

Wil je met een groep in een project samenwerken en is de workshop bijvoorbeeld een kick-off of tussentijdse bijeenkomst, dan wordt het handig om project software in te zetten. Voorbeelden van dit soort software zijn SharePoint, Basecamp of Meltwater. Met deze pakketten kun je documenten delen en over verschillende onderwerpen discussies voeren. Ook is het vaak mogelijk om een kalender bij te houden van bijeenkomsten en deadlines. Afhankelijk van de software zijn er nog meer mogelijkheden om in groepen en subgroepen te werken, taken te verdelen en projectvoortgang te monitoren.

Een project platform is nuttig wanneer je veel documenten wilt delen en werkt in een grotere groep. Je slaat dan alle documenten bij elkaar op. Als een groep al in een dergelijke omgeving werkt, is het handig om tijdens de workshop  in dezelfde omgeving te werken. In een discussie tool kan bijvoorbeeld een brainstorm gedaan worden. Ook kun je in subgroepen een oplossing, probleem, voorstel,  etc. laten uitwerken en in een A4’tje laten opschrijven. Die upload je dan op het platform om ze vervolgens met de groep te bespreken. Een andere toepassing kan zijn  om  met een groep een persoon te selecteren (kandidaat voor een baan) of beoordelen (een leerling of student). De groep kan dan de kandidaten, of voorstellen, een voor een openen en beoordelen. Notities kun je dan delen en opslaan, zodat je de inzichten uit de discussie kunt teruglezen.

Een andere goede toepassing van deze tools is het verzamelen van best practices. Een best practice is een korte beschrijving van een werkwijze die effectief is gebleken. Best practices schrijf je op basis van ervaring, je probeert daarbij de werkwijze generiek te maken zodat deze in andere contexten ook gebruikt kan worden. In een best practice schrijf je een probleem (aanleiding) en de oplossing voor dit probleem in duidelijke stappen op. Daarbij geef je een voorbeeld en tips voor de uitvoering.

Het platform is vaak alleen via een browser goed te bewerken en daarom geschikt voor laptops of tablets.

In deze laatste set tools kijken we naar tools om visueel mee te werken. Je kunt dan denken aan een elektronisch whiteboard, aan software om een eenvoudig model te maken (stappenplan, procesmodel) of aan een tool om plaatjes, foto’s en/of tekeningen mee te delen. In het beste geval gebruik je dergelijke tools met een interactief whiteboard (smartboard), maar er is ook veel mogelijk via een laptop of smartphone.

Tools zijn bijvoorbeeld AwwApp, Twiddla of Groupboard voor whiteboards, maar ook DropEvent voor het delen van plaatjes of foto’s is handig. Digitaal tekenen is niet altijd eenvoudig; een vinger (touchscreen) of muis is minder precies dan een pen, met als gevolg dat een tekening niet zo duidelijk wordt als op papier en dat je snel aan de randen van je digitale canvas komt, ook als dat groter is dan het scherm (scrollen terwijl je tekent is niet handig). Tekenen of visualiseren op papier is daarom vaak makkelijker. Je kunt de tekening fotograferen of scannen om deze digitaal te delen.

Als je modellen maakt (meestal een vorm van blokken en pijlen met tekst) is de digitale werkwijze handiger; je kunt dan blokken en pijlen aanpassen of verplaatsen. Sommige mensen vinden het lastig om te tekenen.  Een collage van foto’s en plaatjes van internet of uit tijdschriften is dan een goed alternatief. Op die manier ontstaat er ook een mooi beeld. Ga je wel tekenen, geef dan wat tips ter inspiratie. Bijvoorbeeld het stermannetje; een cirkel met een vierpuntige ster die de armen en benen vormen. Deze ziet er mooier uit dan het klassieke harkmannetje. Als je uitnodigt tot visualiseren, laat deelnemers dan vrij in hoe ze dat doen. Moedig wel aan om kleur te gebruiken, omdat dit vaak helpt om de tekening meer betekenis te geven. De combinatie van beeld en woord bevordert associatie, laat deelnemers daarom ook tekst gebruiken in de tekening.

Je kunt ook gebruikmaken van een visuele template. Denk bijvoorbeeld aan het canvasmodel, tegenwoordig in verschillende varianten zoals business-, team- en projectcanvas. , en aan de klassieke metafoor van de weg met het startbordje, en de finish boven op de berg, waarbij de deelnemers de gevaren en hindernissen onderweg kunnen benoemen. Een dergelijke template helpt om alle gedachtes te structureren en na te denken over de verschillende aspecten van een vraagstuk.

Wil je hulp bij het inzetten van tools tijdens een workshop, neem dan contact op via www.facilitatingcompany.nl.

Dit was de laatste blog in deze reeks. Heb ik een belangrijke categorie tools gemist in jouw ogen? Ik hoor het graag.

Terug naar het overzicht